Flexkantoor: wat zijn de voordelen, waarom zou je ervoor kiezen en hoe beheer je het?

Wat is het flexkantoor?

Flex als flexibiliteit, kantoor als desktop. Het flexkantoor brengt ons terug bij het idee van een flexibel kantoor. Maar wat houdt het in?

Flexkantoor versus bureau delen

In bedrijven zijn kantoren zelden 100% bezet. Zakenreizen, vakanties, RTT, werkonderbreking: er zijn veel redenen om een kantoor leeg te laten staan. En dit geldt des te meer sinds de veralgemening van telewerken in Frankrijk.

Geconfronteerd met deze situatie hebben sommige bedrijven besloten om kleinere werkplekken aan te bieden, maar altijd aangepast aan het aantal werknemers dat tegelijkertijd aanwezig is. De kantoren zijn niet meer toegewezen en iedereen kan ze van de ene op de andere dag veranderen. Dit wordt desk sharing of shared office genoemd.

Het flexkantoor is anders en gaat verder, omdat het is ontworpen om zich aan te passen aan het dagelijks leven van teams. Om tegemoet te komen aan de behoeften die inherent zijn aan de verschillende taken van medewerkers, is het flexkantoor gebaseerd op een nieuwe indeling van het pand.

Aangepaste lokalen

Bij het flexkantoor gaat het niet alleen om het elimineren van bepaalde werkplekken en het besparen op vierkante meters. Het biedt een antwoord op een andere behoefte: die van het aanbieden van lokalen die zijn aangepast aan verschillende werksituaties. Als de open ruimte door veel bedrijven wordt geprezen, is dat niet altijd de ideale oplossing.

Moet je jezelf isoleren om een vertrouwelijk gesprek te voeren of je te concentreren? Ga naar een gesloten doos die voor dit doel is voorzien. Wilt u teams samenbrengen om de balans op te maken van een project? De vergaderruimte is ideaal, met zijn grote tafel en televisie die zelfs videoconferenties mogelijk maakt. Om een pauze te nemen, zijn de ontspanningsruimte, de keuken of het terras de plaatsen om de voorkeur te hebben.

Het flexkantoor maakt het mogelijk om het pand aan te passen aan de beperkingen van elk. Het is daarom een belangrijke oplossing om het werk van werknemers te vergemakkelijken en uiteindelijk hun welzijn en productiviteit te verbeteren.

De voordelen van flexkantoor

Het flexkantoor biedt veel voordelen, voor werknemers en bedrijven. Focus op de redenen om voor het flexkantoor te kiezen.

Voor medewerkers

Als werknemer is het een echt voordeel om te profiteren van panden met flexkantoren. Dit maakt het volgende mogelijk :

• om werkruimten te hebben die zijn aangepast aan hun behoeften (vergaderruimte, open ruimte, telefooncel, pauzeruimte, enz.);
• om nieuwe mensen te ontmoeten, collega's beter te leren kennen en daardoor beter samen te werken;
• om teamwork en uitwisselingen te bevorderen dankzij de vele beschikbare samenwerkingsruimtes.

  Voor het bedrijf

  Voor een bedrijf heeft het flexkantoor ook verschillende voordelen:

• Aan de kant van het werkgeversmerk benadrukt het de moderniteit van het bedrijf en zijn zorg om het welzijn van zijn werknemers te bevorderen;
• Tevreden werknemers die profiteren van aangepaste gebouwen is ook de garantie voor verhoogde productiviteit;

Het is ook een manier om de vastgoedkosten te verlagen: door niet één kantoor per persoon toe te wijzen, kan ruimte worden bespaard.

Hoe richt je het flexkantoor in?

Om de implementatie van het flexkantoor in bedrijven tot een succes te maken, is het noodzakelijk om het niet van de ene op de andere dag op te leggen aan werknemers. De implementatie van het flexbureau moet gefaseerd gebeuren om succesvol te zijn.

Lessen uit telewerken tijdens de Covid-19-epidemie

De Covid-19-pandemie heeft onze werkgewoonten echt verstoord. Gedwongen om op afstand te werken, moesten we ons moedwillig aanpassen aan deze nieuwe manier van werken.

Maar niet alle medewerkers waardeerden het thuiskantoor. Het thuiskantoor is voor sommigen een inbreuk op het werk in de privésfeer en de moeilijkheden die daarmee gepaard gaan om iemands werkschema's thuis te respecteren. Werken op afstand heeft aangetoond dat werknemers zich kunnen aanpassen, maar het heeft ook de moeilijkheden en beperkingen van telewerken voor sommigen blootgelegd.

Tweederde van de Fransen vindt het leuk om af te wisselen tussen werk op kantoor en thuiswerken en wil graag minstens 1 dag per week kunnen telewerken. Maar een derde van de werknemers weigert 100% telewerken. Deze statistieken illustreren dus het aanpassingsvermogen van medewerkers, maar ook hun grenzen.

Bereid je voor op de overgang naar flexkantoor

Het verstoren van de werkgewoonten van uw werknemers 's nachts zonder waarschuwing of overleg met hen is misschien niet de beste methode om toe te passen. Van de ene op de andere dag van een vast en gesloten kantoor naar gedeelde kantoren gaan, kan een plotselinge verandering zijn.

Om de overstap te maken is het belangrijk om medewerkers te waarschuwen dat er veranderingen gaan plaatsvinden. We moeten hen waarschuwen voor de fysieke transformaties van de werkplek en hen uitleggen hoe deze nieuwe organisatie hun dagelijks leven zal beïnvloeden. Het werk van human resources en managers stroomopwaarts is belangrijk om deze overgang soepel te laten verlopen.

Hoe beheer je het flexkantoor?

Het flexkantoor vraagt om een herbezinning op de ruimte. Er zijn nieuwe regelingen nodig en een nieuwe organisatie die de mobiliteit van werknemers bevordert.

Vereisten voor verhuizing naar flexkantoor

Werknemers zijn verplicht om hun "werkplek" van de ene dag op de volgende van de week te veranderen, of zelfs binnen dezelfde dag. Het is daarom essentieel dat iedereen profiteert van apparatuur die gemakkelijk te vervoeren is. De laptop is dan ook onmisbaar.

Een snelle WiFi-verbinding is ook vereist, zodat u permanent verbonden kunt zijn zonder dat u verbinding hoeft te maken met een ethernetkabel. Tot slot moet het pand voor een effectief flexkantoor natuurlijk verschillende ruimtes bieden die aangepast zijn aan de werksituaties van medewerkers.

Hoe werkt het flexkantoor dagelijks?

Voor het inrichten van het flexkantoor is het noodzakelijk dat elke medewerker een eigen opslagruimte heeft. Bij aankomst hoeft elke medewerker alleen maar zijn laptop uit zijn kluisje te halen. Afhankelijk van de taken die hij moet uitvoeren, zijn humeur, zijn beperkingen, kan hij zich in de meest geschikte ruimte vestigen.