5 tips om niet in de greep van acute vergaderoverload te vallen

Acute vergaderoverload: waar hebben we het over?

Acute vergaderoverload is een probleem dat steeds meer bedrijven treft. Maar waar gaat het nu precies over?

Definitie van acute vergaderoverload

Acute vergaderoverload verwijst naar het systematisch organiseren van werkvergaderingen die niet noodzakelijk zijn. Het kan gaan om vergaderingen die een uur duren terwijl 15 minuten voldoende zouden zijn, vergaderingen zonder agenda, vergaderingen waarin niemand naar elkaar luistert en iedereen naar zijn computer staart...

Voor veel leidinggevenden vormen vergaderingen een groot deel van hun werkschema. Ze zijn talrijk, vaak terugkerend, niet altijd noodzakelijk en vaak contraproductief. Bovendien zorgt het gebruik van videovergaderingen voor extra vermoeidheid. Hoe kunnen we dit tijdsintensieve en vermoeiende fenomeen voor medewerkers vermijden? En hoe kunnen we de productiviteit herstellen?

Acute vergaderoverload in cijfers

Volgens een studie over de werkstructuur uitgevoerd door de Amerikaanse teamcommunicatiemanager Asana, wordt er per jaar 129 uur besteed aan contraproductieve vergaderingen.

Naast vermijdbaar en zelfs nutteloos te zijn, zorgen deze vergaderingen ervoor dat teams achterlopen. In feite geeft 24% van de ondervraagde werknemers aan dat het toenemende aantal vergaderingen vertraging veroorzaakt in hun productiviteit. Tegenover opeenvolgende vergaderingen in de agenda's geeft de helft van de werknemers toe dat ze tijdens vergaderingen meerdere dingen tegelijk doen. Dit benadrukt dat er te veel vergaderingen zijn, dat de aanwezigheid van bepaalde personen niet noodzakelijk is en dat deze afspraken soms tijdverspilling zijn.

Ook het ontdekken waard: De 4 sleutels tot werkprestaties.

Onze 5 tips om acute vergaderoverload te vermijden

Contraproductief, tijdrovend, vermoeiend en vertragingsveroorzakend: onnodige vergaderingen moeten worden vermeden en degene die plaatsvinden moeten worden voorbereid. Hier zijn onze tips om acute vergaderoverload te voorkomen.

Specifieke problemen aanpakken

Regelmatige vergaderingen kunnen een valkuil zijn. Hoewel sommige vergaderingen noodzakelijk zijn om inzicht te krijgen in de productie, te evalueren of te brainstormen, kunnen sommige regelmatige vergaderingen nutteloos blijken te zijn. Om dit aan te pakken, is het belangrijk om automatische planning van vergaderingen te vermijden.

Een vergadering moet een specifiek doel dienen. Het heeft dus geen zin om elke maandag of donderdag bijeen te komen als dat niet nodig is, er geen urgente onderwerpen besproken moeten worden of er geen beslissingen zijn die de teams moeten mobiliseren. Het is beter om een overbodige vergadering over te slaan en de medewerkers de mogelijkheid te geven zich te concentreren op hun taken. Dit zal de productiviteit van iedereen ten goede komen.

Nodig alleen de essentiële personen uit

Het bijwonen van een vergadering zonder een actieve rol te spelen, is frustrerend en een verspilling van tijd voor de medewerkers. Voor bedrijven is het ook een verlies, omdat de productiviteit van werknemers erdoor wordt beïnvloed. Om te bepalen welke personen essentieel zijn voor een vergadering, hoeft u slechts twee vragen te beantwoorden:

- Is de persoon betrokken bij het onderwerp van de vergadering?

- Kan de medewerker beslissingen nemen met betrekking tot het besproken onderwerp?

Als het antwoord op beide vragen ja is, is de aanwezigheid van deze medewerker gerechtvaardigd.

Geef iedereen de tijd om zich voor te bereiden op de vergadering

Om de vergadering zo efficiënt mogelijk te maken, is het raadzaam om de deelnemers enkele dagen van tevoren op de hoogte te stellen van het onderwerp van de vergadering. Wees zo specifiek mogelijk in de uitnodiging of e-mail. Op die manier hebben alle deelnemers op de dag zelf dezelfde informatie, maar belangrijker nog, ze hebben tijd om na te denken over het onderwerp en voorstellen te formuleren.

Voorstellen doen

De organisator van de vergadering zou in staat moeten zijn om vóór de vergadering ideeën voor reflectie of zelfs oplossingen voor te stellen met betrekking tot het probleem dat besproken zal worden. Doel: de vergadering soepeler en efficiënter maken. Op deze manier hoeven de deelnemers alleen nog maar een van de voorgestelde opties goed te keuren of alternatieven voor te stellen.

Een verslag maken van de vergadering

Aan het begin van elke vergadering is het belangrijk om een verantwoordelijke aan te wijzen die notities maakt en een verslag opstelt. Om een vergadering effectief te laten zijn, is het essentieel om belangrijke punten die besproken zijn, genomen beslissingen en besproken werkstrategieën die moeten worden voortgezet, op te schrijven.

Het verslag kan ook vermelden wie verantwoordelijk is voor elke taak en wanneer de volgende voortgangsupdate zal plaatsvinden voor elk project. Het verslag dient ook als samenvatting van de vergadering die gedeeld kan worden met afwezigen of personen van wie de aanwezigheid mogelijk niet noodzakelijk was.

JLL staat voor u klaar...

JLL staat klaar om u te ondersteunen bij het kopen of huren van uw kantoren, bedrijfsruimtes, magazijnen en winkels overal in België. Neem contact op met ons team om uw project aan hen te presenteren.