1. Avant tout déménagement : Définition des besoins
Cette première étape permet d’orienter les décisions qui seront prises en définissant clairement vos besoins en matière de bureaux:
? Où vos bureaux seront-ils localisés, tenant compte des facteurs d’accessibilité, de visibilité, de proximité par rapport à vos clients ou à vos concurrents ?
? Quelle superficie est nécessaire sur base aussi bien de vos besoins actuels que de vos besoins futurs ?
? Quel type d’immeuble allez-vous privilégier en termes de taille de plateau, d’image, de performances techniques ?
? Et enfin, souhaitez-vous acheter ou louer ? En cas de location, quelle est la durée du bail souhaitée et de quelle flexibilité devez-vous disposer ? Le budget doit être défini et tous les coûts liés à l’aménagement clairement identifiés.
2. Scanner le marché
Le conseiller immobilier que vous aurez sélectionné vous présentera une sélection exhaustive des disponibilités du marché. En fonction des renseignements qu’il vous communiquera, vous pourrez sélectionner les immeubles que vous souhaitez visiter et avec son support, mener vos
visites de manière efficace.
3. Établir une liste restrictive d’immeubles pour la négociation
Sur base des critères spécifiés lors de la définition des besoins, une analyse qualitative des immeubles visités sera établie par votre conseiller immobilier pour permettre ensuite de les classer par ordre de préférence. Il est alors utile d’établir une étude d’aménagement (block planning) sur les quelques immeubles les mieux classés.
4. Les clés pour mener vos négociations
Une demande d’offre (Request for Proposal) est envoyée à chacun des propriétaires des immeubles retenus. Leur réponse en fonction des différents critères repris à l’étape 1 ainsi que leur proposition financière sont étudiées. Après négociation des conditions financières et techniques ainsi que des clauses du bail, celui-ci est rédigé, finalisé et signé.
5. Après le déménagement, voici le moment de penser aménagements : leurs contraintes temps et budgétaires
Depuis l’état des lieux d’entrée jusqu’à la réception des travaux, les aménagements doivent être coordonnés en tenant compte des contraintes de temps, de budget et de qualité. L’architecte et/ou le designer ainsi que le project manager jouent un rôle important pour assurer le succès de votre projet.
6. Le déménagement, contraintes et obligations
La coordination de votre déménagement doit également tenir compte des obligations concernant l’espace de bureaux que vous quittez.
D’ailleurs, en libérant vos anciens locaux à temps, vous êtes gagnants financièrement !
Il est également impératif de ne pas oublier certaines formalités (changement d’adresse, etc.) pour assurer un transfert réussi.
Ca y est ? Vous avez décidé de déménager ? Vous êtes prêt dans votre recherche de bureau à louer au Luxembourg, ou vous avez d’autres problématiques à régler ? Contactez-nous !
