04 februari 2023

Verhuizen naar een nieuw kantoor in 6 stappen

Inpakken en de administratie regelen kunnen bij een privéverhuizing al een hele opgave zijn ... dus wanneer een bedrijf naar een nieuw gebouw moet verhuizen, kan dat een heksentoer worden. Als u echter goed van tevoren plant en alle belangrijke stappen voor een succesvolle verhuizing volgt, kunt u de opdracht zeker tot een goed einde brengen. In dit artikel geven wij u 6 tips voor de organisatie van een succesvolle bedrijfsverhuizing.

1. Vóór elke verhuizing: de behoeften bepalen

Deze eerste stap helpt u de juiste beslissingen te nemen, door uw behoeften duidelijk te omschrijven:

Waar moet uw kantoor zich bevinden, rekening houdend met de toegankelijkheid, de zichtbaarheid, de nabijheid van uw klanten of concurrenten?
Hoeveel ruimte hebt u nodig op basis van zowel uw huidige als uw toekomstige behoeften?
Aan welk type gebouw geeft u de voorkeur wat betreft grootte, imago en technische kenmerken?
En tot slot: wilt u kopen of huren? Als u wilt huren, welke termijn wenst u dan voor de huurovereenkomst en hoeveel flexibiliteit moet u hebben? Het budget moet worden bepaald en alle kosten voor de inrichting moeten duidelijk worden vastgesteld.

2. De markt doorlichten

Uw gekozen vastgoedadviseur zal u een uitgebreide selectie van de beschikbare panden op de markt voorleggen. Op basis van de informatie die hij u geeft, kunt u de gebouwen uitkiezen die u wenst te bezoeken, en met zijn hulp deze bezoeken efficiënt inplannen.

3. Een beperkte lijst van gebouwen opstellen voor onderhandeling

Op basis van de criteria die u hebt bepaald bij de definitie van uw behoeften, zal uw vastgoedadviseur een kwalitatieve analyse van de bezochte panden uitvoeren, om ze dan in volgorde van voorkeur te kunnen rangschikken. Het is dan nuttig om een inrichtingsstudie (block planning) van de best gerangschikte gebouwen te maken.

4. De sleutels tot succesvolle onderhandelingen

Aan elk van de eigenaars van de geselecteerde gebouwen wordt een offerteaanvraag (Request for Proposal) gestuurd. Hun antwoorden op basis van de verschillende criteria uit stap 1 en hun financiële voorstel worden dan nader bekeken. Na bespreking van de financiële en technische voorwaarden en de clausules van de huurovereenkomst wordt deze opgesteld, gefinaliseerd en ondertekend.

5. Uw kantoor verhuizen betekent ook een nieuw kantoor inrichten binnen een bepaalde tijd en een bepaald budget

Vanaf de plaatsbeschrijving bij intrede tot de oplevering van de werken moet de inrichting worden gecoördineerd, rekening houdend met de beperkingen inzake tijd, budget en kwaliteit. De architect en/of ontwerper en de projectmanager spelen een belangrijke rol in het welslagen van uw project.

6. De verhuizing, beperkingen en verplichtingen

Bij de coördinatie van uw verhuizing moet u ook rekening houden met uw verplichtingen met betrekking tot uw oude kantoorruimte.
Uw oude pand tijdig vrijgeven, zal u overigens financieel ten goede komen!

Vergeet ook zeker een aantal formaliteiten (adreswijziging enz.) niet, om het welslagen van uw verhuizing te garanderen.

Staat uw besluit om te verhuizen vast? Bent u op zoek naar een kantoor om te huren in Brussel of in België, of kunnen we u helpen met andere zaken? Neem contact met ons op!